Memoria institucional dentro de la gestión de proyectos.

Este tema me pareció bastante interesante, dentro de la organización donde colaboro mi función es ser líder/asesor de proyectos; dentro de los proyectos que he trabajado uno de ellos consistió en implementar la metodología de proyectos dentro del área de sistemas. Es notable mencionar, que esta metodología ha evolucionado al grado tal de ya comenzar a ser utilizada en proyectos fuera del área de sistemas, en otras palabras, ha sido exportada hacia otras áreas.

Me llama la atención, que aún sin conocer estas herramientas sobre la gestión del conocimiento, sino más bien implementando mejores prácticas de la gestión de proyectos (PMI) y los aprendizajes generados durante nuestra experiencia al llevar a cabo un proyecto, se han ido desarrollando instrumentos y herramientas que consideran los puntos mencionados para la sesión 9.

Considerando los tipos de memoria institucional propuestos; pudiera definir algunos instrumentos desarrollados para cada propósito: 

1.       Memoria de algún evento.

a.       Todos los proyectos son documentados utilizando formatos definidos, además de que se cuenta con sitios de colaboración donde todos los integrantes del equipo pueden revisar la información generada.

2.       Memoria del proceso.

a.       Previo a la realización de cada proyecto se define la metodología del cómo se va a realizar dicho proyecto (se planea).

b.      Además, la documentación de que se tiene que realizar durante un proyecto como equipo del proyecto o líder está disponible para todos los interesados.

3.       Memoria sobre la toma de decisiones.

a.       Se cuenta también con formatos o guías que ayudan a documentar ciertas decisiones tomadas como: La selección de un proveedor, la selección de una tecnología u otra, la aceptación y ejecución de un cambio durante el proyecto. 

Además, de la generación de información saliente, me parece que la que ha hecho falta documentar más es aquella donde se desarrollaron las conexiones entre las personas que colaboraron, esta experiencia ha quedado fuera de documentos y últimamente he caído en cuenta de la gran importancia que tiene. Aunque, entendemos que esto es de lo más difícil de documentar. 

Yo agregaría, que entre las cosas más valiosas que tiene la memoria de un proyecto es la documentación de lecciones aprendidas, se ha buscado generar una base de conocimiento de estas, con el objetivo de que cualquier persona que quiera iniciar un proyecto similar a otro previamente documentado pueda revisar las lecciones aprendidas y tomar consideraciones para este nuevo proyecto.

La complejidad

Dentro de la organización en la que me encuentro, la clasifico como compleja y complicada; en algunas ocasiones me parece que esto es bueno, en otras no estoy tan segura. El trabajo crucial en la organización implica mucha creatividad, y cambios constantes, por lo que, si fuéramos una organización simple seguramente fracasaría todo.

Ahora bien, me parece que en algunos aspectos, sobre todo los administrativos, si hace falta que nos consideremos una organización más simple que corra de forma más lineal y sea más predecible, ya que, en varias ocasiones dificulta el lograr tanta creatividad.

Me llamaron la atención tres puntos que señala Snowden: 

• Rompió con mis esquemas administrativos e ingenieriles, si bien no soy ingeniera tengo un pensamiento muy estructurado y practico; y me cuesta mucho entender a mis compañeros que analizan mucho las cosas y no resuelven rápido 
  
  Algunas veces, pienso que lo estándar es lo mejor, y planear y pensar a futuro es lo ideal. Esta teoría de la complejidad, hizo que pensara un poco diferente, si bien no modifico por completo mis estructuras mentales, si me hace analizar y valorar la diversidad y por qué no todo debe ser estandarizado, porque un poco de complejidad y diferencias son buenas. 
  
•  “One must learn to listen to one’s own humanity” , padrísimo, nos hemos perdido en la inmensidad de la información y la tecnología, y pocas veces escuchamos nuestra humanidad
  
• La tecnología debe ser una herramienta y no un sustituto a la inteligencia humana. 
  
•  Cambiar la forma en la que respondemos al cambio.
  
•  El cómo, cuándo tomamos decisiones realmente no vemos y analizamos todo el panorama; vemos muy poco y tomamos la decisión con base en nuestro contexto pasado

Aprendizaje y Aprendizaje Expansivo

Considerando la teoría del aprendizaje expansivo, el corazón me indica que uno de los temas que se podrían trabajar es ligar aquellos procesos académicos con los administrativos; aunque pudiera hacer la especulación, que más allá de ligar los procesos quizá sea ligar más a las personas, ya que, tengo la impresión, que desconocemos muchas veces las afectaciones que tiene nuestro trabajo hacia los demás, como equipo (toda la comunidad) no estamos ligados ni sensibilizados a la aportación que todos podemos tener hacia nosotros mismos.

Me parece que, el hecho de sensibilizarnos y comenzar a darnos un servicio entre nosotros mismo ayudaría estratégicamente a que la organización fluyera mejor.

Hablando sobre el aprendizaje, somos una institución en la cual me parece la principal característica debería ser aprender a aprender cómo cambiar; hoy justamente en una clase que tengo para profesores (por así decirlo) estamos revisando temas del constructivismo, en el cuál el alumno aprende construyendo su propio aprendizaje de forma colaborativa con el profesor y sus compañeros, en la dinámica nos distribuimos por equipos y cada uno debía hacer una dinámica en el salón en la cual dirigiéramos una sesión haciendo que nuestros otros compañeros entendieran el tema. Y durante este curso se ha revisado constantemente el dejar de ser profesores con dinámicas tradicionales (el profesor expone el alumno escucha). Bueno, haciendo más corta la historia, los compañeros que dirigieron la sesión de hoy la hicieron completamente tradicionista, quizá existió dialogo entre alumno-profesor (porque el tema era interesante), sin embargo, no coincidía lo que nos explicaban con la dinámica y me pareció tan interesante lo difícil que es cambiar a la organización, siendo que ya hace bastante tiempo (no tengo el dato exacto) se ha buscado orientar a los profesores a dar clases en forma constructivista.

Además de las clases, si bien es importante ser flexibles, existen otros procesos más administrativos de los cuáles es indispensable documentar, y estos no siempre están documentados o actualizados, o lo que es peor no sabemos en dónde están.

Actualmente las dos herramientas que identifico enfocadas a gestionar o al menos administrar los conocimientos explícitos, serían moodle y Sharepoint; el primero es usado para los cursos de los profesores el segundo para gestionar la información que tenemos cada departamento.