Memoria institucional dentro de la gestión de proyectos.

Este tema me pareció bastante interesante, dentro de la organización donde colaboro mi función es ser líder/asesor de proyectos; dentro de los proyectos que he trabajado uno de ellos consistió en implementar la metodología de proyectos dentro del área de sistemas. Es notable mencionar, que esta metodología ha evolucionado al grado tal de ya comenzar a ser utilizada en proyectos fuera del área de sistemas, en otras palabras, ha sido exportada hacia otras áreas.

Me llama la atención, que aún sin conocer estas herramientas sobre la gestión del conocimiento, sino más bien implementando mejores prácticas de la gestión de proyectos (PMI) y los aprendizajes generados durante nuestra experiencia al llevar a cabo un proyecto, se han ido desarrollando instrumentos y herramientas que consideran los puntos mencionados para la sesión 9.

Considerando los tipos de memoria institucional propuestos; pudiera definir algunos instrumentos desarrollados para cada propósito: 

1.       Memoria de algún evento.

a.       Todos los proyectos son documentados utilizando formatos definidos, además de que se cuenta con sitios de colaboración donde todos los integrantes del equipo pueden revisar la información generada.

2.       Memoria del proceso.

a.       Previo a la realización de cada proyecto se define la metodología del cómo se va a realizar dicho proyecto (se planea).

b.      Además, la documentación de que se tiene que realizar durante un proyecto como equipo del proyecto o líder está disponible para todos los interesados.

3.       Memoria sobre la toma de decisiones.

a.       Se cuenta también con formatos o guías que ayudan a documentar ciertas decisiones tomadas como: La selección de un proveedor, la selección de una tecnología u otra, la aceptación y ejecución de un cambio durante el proyecto. 

Además, de la generación de información saliente, me parece que la que ha hecho falta documentar más es aquella donde se desarrollaron las conexiones entre las personas que colaboraron, esta experiencia ha quedado fuera de documentos y últimamente he caído en cuenta de la gran importancia que tiene. Aunque, entendemos que esto es de lo más difícil de documentar. 

Yo agregaría, que entre las cosas más valiosas que tiene la memoria de un proyecto es la documentación de lecciones aprendidas, se ha buscado generar una base de conocimiento de estas, con el objetivo de que cualquier persona que quiera iniciar un proyecto similar a otro previamente documentado pueda revisar las lecciones aprendidas y tomar consideraciones para este nuevo proyecto.